Аналітична довідка про підсумки роботи Відділу внутрішнього аудиту за 2020 рік

АНАЛІТИЧНА ДОВІДКА

про підсумки роботи Відділу внутрішнього аудиту

за  2020 рік

На виконання Зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України на 2020 рік, протягом звітного року, Відділом внутрішнього аудиту проведено 6 внутрішніх аудитів.

В січні-лютому звітного року проведено аудит на тему: «Дослідження якості наповнення реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування» за період з 1 січня 2019 року по 1 січня 2020 року.

Проведеним аудитом встановлено 30 не фінансових порушень, в тому числі – 9 випадків дублювання облікових записів користувачів та 21 випадок несвоєчасного блокування облікових записів звільнених працівників та працівників, що знаходяться в декретній відпустці. Дані порушення виправлені під час проведення аудиторського дослідження.

В травні-червні звітного року проведено  аудит на тему: «Стан роботи щодо зменшення заборгованості по платежах, які адмініструє Пенсійний фонд України» за період з 1 січня 2019 року по 1 травня 2020 року. Виконання плану надходжень по власних коштах, адміністрування яких здійснює Пенсійний фонд України, в 2019 році склало 97,2%. При плановому завданні в 60024,8 тис. грн фактично надійшло 58371,5 тис. грн даних коштів.

В червні звітного року проведено аудит на тему: «Якість обслуговування громадян, які звертаються до органів Пенсійного фонду України» за період з 1 січня 2019 року по 1 червня 2020 року.

Проведеним аудитом встановлено 808 не фінансових порушень, в тому числі – 77 випадків відсутності сканкопій документів в Підсистемі «Звернення» при виплаті допомоги на поховання та недоотриманої пенсії та підписів в заявах на проведення перерахунку пенсії; 29 випадків відсутності підписів в заявах про реєстрацію громадянина у системі надання послуг в електронній формі; 701 випадок реєстрації однієї послуги одній і тій же людині декілька разів на день або протягом кількох днів (ОК-5, ОК-7); 1 випадок не повного внесення інформації про отримувача послуг в Журнал реєстрації заяв про реєстрацію користувачів Веб-порталу.

В липні – серпні звітного року проведено аудит на тему: «Своєчасність та правильність проведення перерахунків пенсій, здійснених відповідно до змін у чинному законодавстві та нормативних документів» за період з 1 січня 2019 року по 1 липня 2020 року.

Проведеним аудитом встановлено 16 переплат пенсій на загальну суму 3279,89 грн, 3 недоплати пенсій на загальну суму 22274,65 грн та 22 порушення, які не вплинули на розмір пенсії. Суми виявлених переплат та недоплат пенсій відшкодовані в повному обсязі.

В серпні – вересні звітного року проведено аудит на тему: «Додержання вимог законодавства про доступ до інформаційних ресурсів ІТС ПФУ» за період з 1 січня 2019 року по 1 серпня 2020 року.

Проведеною перевіркою використання логінів та паролів доступу до підсистем ІТС у 18 облікових записах встановлено розбіжності в персональних даних користувачів та 1 випадок недотримання регламенту зберігання та використання персональних паролів для доступу до підсистеми «Звернення» та «Електронного документообігу».

Перевіркою звільнених працівників та працівників, що знаходяться в декретній відпустці встановлено 10 випадків несвоєчасного блокування облікових записів. Усі порушення виправлені під час проведення аудиторського дослідження.

В наказ Головного управління від 20.11.2017 №325 «Щодо регламенту роботи серверного приміщення» не внесено зміни щодо переліку осіб, які мають право доступу до вищевказаного приміщення (з наказу не виключено працівників, які на момент проведення аудиту, не працюють в Головному управлінні або працюють в іншому структурному підрозділі Головного управління).

Протягом жовтня – листопада звітного року проведено внутрішній аудит на тему «Дотримання законодавчих та нормативно – правових актів при витрачанні коштів на оплату праці» за період з 1 січня 2019 року по 1 жовтня 2020 року.

Проведеним аудитом встановлено  68 фінансових порушень, в тому числі 44 порушення, які призвели да втрат фінансових ресурсів (переплата заробітної плати) на загальну суму 2870,65 грн та 24 порушення, які не призвели до втрат (недоплати заробітної плати) на загальну суму 1342,59 грн. Суми виявлених переплат та недоплат заробітної плати відшкодовані в повному обсязі.

Всього, за результатами внутрішніх аудитів, проведених протягом  2020 року, надано 29 аудиторських рекомендацій. Відповідно до інформації про реалізацію аудиторських рекомендацій, наданої структурними підрозділами Головного управління у встановлені терміни, виконано 24 аудиторських рекомендацій по 5 внутрішніх аудитах, по 4 рекомендаціях, наданих за наслідками аудиту, проведеного в ІV кварталі 2020 року, термін виконання ще не настав.  Крім того, виконано 8 аудиторських рекомендацій, наданих за наслідками 2 аудитів, проведених ІV кварталі в 2019 року, а термін виконання яких наступив в 2020 році.

Працівниками Відділу внутрішнього аудиту постійно здійснюється моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій. За результатами моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій, наданих під час проведення аудитів у IV кварталі 2019 року та протягом 9 місяців 2020 року, складено доповідні записки начальнику Головного управління. Після розгляду наданих матеріалів прийнято рішення про зняття з контролю 7 наказів Головного управління про результати внутрішнього аудиту.

Під час проведення вищезазначених аудитів основним пріоритетом було не виявлення фінансових порушень, а здійснення дослідження ефективності, результативності та якості виконання завдань, які стоять перед органами Пенсійного фонду України, надання адміністративних послуг. 

Протягом 2020 року з працівниками Відділу проведено 9 навчань за результатами професійних тренінгів, проведених Департаментом внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України з начальниками структурних підрозділів внутрішнього аудиту органів Фонду. Зазначені тренінги проводилися  на теми, пов’язані з функціонуванням системи внутрішнього аудиту в Пенсійного фонду України та його територіальних органах та змінами  в Стандартах внутрішнього аудиту, внесеними відповідними нормативними документами. 

По закінченню кожного навчання з працівниками Відділу проводилися відповідні  тестування.

Начальник Відділу

внутрішнього аудиту                                                            Сергій СІТАШ