Аналітична довідка про підсумки роботи Відділу внутрішнього аудиту за 9 місяців 2021 року
На виконання Зведеного операційного плану діяльності з внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України на 2021 рік, протягом 9 місяців 2021 року Відділом внутрішнього аудиту проведено 3 внутрішні аудити.
В лютому-березні звітного року проведено аудит на тему: «Дотримання законодавчих і нормативно – правових актів при веденні обліку матеріальних цінностей» за період з 1 січня 2020 року по 1 лютого 2021 року.
Проведеним аудитом встановлено 197 фінансових порушень, які не призвели до втрат фінансових ресурсів, а саме: порушення при застосуванні рахунків бухгалтерського обліку, що призвело до пересортування в обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів і виробничих запасів на загальну суму 638,3 тис. грн, дане порушення виправлено під час проведення аудиторського дослідження.
Також, встановлено 2 не фінансові порушення: інформація про об’єкт основних засобів занесена не в повному обсязі та відсутні окремо складені інвентаризаційні описи матеріальних цінностей, які не використовуються або не придатні до використання. Зазначені не фінансові порушення опрацьовані та приведені у відповідність.
В квітні-травні 2021 року проведено внутрішній аудит на тему: «Дотримання вимог чинного законодавства при веденні обліку зайво виплачених сум пенсій та допомог. Повнота охоплення заходами стягнення надміру виплачених сум. Дотримання порядку списання переплат пенсій» за період з 1 січня 2020 року по 1 квітня 2021 року.
Проведеним аудитом встановлено 3 випадки заниження залишку невідшкодованих переплат пенсій та не взяття на облік переплат пенсій на загальну суму 2213,86 грн. В ході проведення аудиту переплата пенсії в сумі 1898,86 грн взята на облік.
У серпні-вересні 2021 року проведено внутрішній аудит на тему: «Дотримання вимог чинного законодавства під час виконання завдань щодо відшкодування Пенсійному фонду України витрат, пов’язаних з виплатою та доставкою пенсій, призначених на пільгових умовах. Охоплення заходами стягнення боргів по відшкодуванню пільгових пенсій» за період з 1 січня 2020 року по 1 серпня 2021 року.
Проведеним аудитом встановлено 9 фінансових порушень на загальну суму 1644,72 грн, з них: 5 випадків заниження суми фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах на загальну суму 1378,69 грн та 4 випадки завищення суми фактичних витрат на виплату та доставку пенсій, призначених на пільгових умовах на загальну суму 266,03 грн.
Всього, за результатами внутрішніх аудитів, проведених протягом 9 місяців 2021 року, надано 13 аудиторських рекомендацій. Відповідно до інформації про реалізацію аудиторських рекомендацій, наданої структурними підрозділами Головного управління у встановлені терміни, виконано 10 аудиторських рекомендацій по 2 внутрішніх аудитах. По 3 аудиторських рекомендаціях термін виконання не настав. Крім того, виконано 4 аудиторські рекомендації, надані за наслідками 1 аудиту, проведеного в ІV кварталі 2020 року, а термін виконання настав в 2021 році.
Працівниками Відділу внутрішнього аудиту постійно здійснюється моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій. За результатами моніторингу впровадження аудиторських рекомендацій, наданих під час проведення аудиту у IV кварталі 2020 року та І півріччя 2021 року, складено доповідні записки начальнику Головного управління. Після розгляду наданих матеріалів прийнято рішення про зняття з контролю 3 наказів Головного управління про результати внутрішнього аудиту.
Під час проведення вищезазначених аудитів основним пріоритетом було не виявлення фінансових порушень, а здійснення дослідження ефективності, результативності та якості виконання завдань, які стоять перед органами Пенсійного фонду України, надання адміністративних послуг.
Крім того, на виконання окремих доручень начальника Головного управління протягом 9 місяців 2021 року Відділом внутрішнього аудиту проведено три перевірки:
1) Підстави видання наказів Головного управління щодо виконання працівниками роботи, визначеної трудовим договором, посадовими інструкціями та окремо наданих завдань вдома. Правильність оформлення табелів обліку робочого часу.
В ході перевірки встановлені 22 випадки розбіжностей між термінами виконання працівниками роботи, визначеної трудовим договором, вдома, зазначеними в службових записках керівників самостійних структурних підрозділів та у відповідних наказах Головного управління.
Крім того, проведеною перевіркою встановлено 3 випадки відсутності відповідних службових записок на виконання роботи, визначеної трудовим договором, вдома.
2) Стан опрацювання рекомендацій, одержаних відповідно до Порядку обміну інформацією між Міністерством фінансів України та Пенсійним фондом України для здійснення верифікації і моніторингу достовірності інформації, поданої фізичними особами.
В ході перевірки встановлено, що наказ Головного управління від 21.10.2020 №392, яким визначено відповідальних осіб за опрацюванням рекомендацій Міністерства фінансів України (обробки рекомендацій та контролю обробки рекомендацій), потребує осучаснення в зв’язку зі змінами в структурі та штатному розписі Головного управління – посади 134 відповідальних осіб є неактуальними (посади не відповідають новій структурі Головного управління, а також наявні працівники, які звільнені або переведені в інші структурні підрозділи).
Крім того, проведеною перевіркою встановлено:
- 17 випадків розбіжності між даними, внесеними в підсистему ППВП, паспорт та довідку про присвоєння ідентифікаційного номера пенсіонера;
- 3 випадки не внесення зміни в підсистемі ППВП в особливість «Відмова від ідентифікаційного коду». В особових рахунках пенсіонерів, які раніше відмовились від ідентифікаційного номера («безкодніки»), а згодом прийняли рішення про його поновлення, залишилась відмітка – довічно;
- наявні численні випадки відсутності внесених даних паспорта в підсистемі ППВП в частині дати видачі та органу, що видав документ;
- 13 випадків відсутності в пенсійній справі копії паспорта та/або довідки про присвоєння ідентифікаційного номера.
Також, під час проведення перевірки виявлено один випадок неправомірного встановлення надбавки за особливі заслуги перед Україною померлого годувальника, що призвело до переплати пенсії на суму 7095,48 грн.
3) Коректність внесених даних до підсистеми «Реєстр судових рішень» в Головному управлінні.
В ході перевірки встановлено ряд порушень та недоліків, а саме:
По 60 судових справах в картках судового рішення відсутня або некоректно внесена інформація про «Стягнення за іншими рішеннями суду».
Суми, відображені в полях «Залишок невиплачених коштів (грн.)» та/або «Заборгованість по пенсії (грн.)» в Інформації про стан виконання рішення суду, по 23 судових рішеннях не відповідають завантаженому розрахунку суми, що підлягає виплаті або мають від’ємні значення.
В 35 картках судових рішень відсутні копії документів судового рішення по судових справах та в 45 випадках відсутні або не заповнені картки про сплату судового збору по відповідних судових справах. В переважній більшості карток про сплату судового збору в блоці «Інформація про дані другої сторони процесу» не заповнені поля «Дата народження», «Податковий номер», «Паспорт (серія, номер)».
Протягом 9 місяців 2021 року проведено 3 навчання на тему «Здійснення аналізу діяльності підрозділів внутрішніх аудитів», «Внутрішня оцінка якості внутрішнього аудиту» та «Практичні аспекти здійснення внутрішніх аудитів операційних процесів діяльності органів Пенсійного фонду України» за результатами професійного тренінгу, проведеного Департаментом внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України з начальниками структурних підрозділів внутрішнього аудиту органів Фонду. По закінченню навчання з працівниками Відділу проведено відповідне тестування.
Також, 2 працівники Відділу пройшли навчання у Вінницькому регіональному центрі підвищення кваліфікації за спеціальною професійною (сертифікатною) он-лайн програмою підвищення кваліфікації для фахівців структурних підрозділів Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області та 2 працівники пройшли курс навчання за спеціальною короткостроковою програмою підвищення кваліфікації «Практичні аспекти діяльності підрозділів внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України».
Крім того, усіма працівниками Відділу підвищено свій освітній рівень шляхом навчання на відкритих онлайн-платформах з отриманням 11 сертифікатів.
Начальник Відділу
внутрішнього аудиту Сергій СІТАШ