Аналітична довідка про підсумки роботи Відділу внутрішнього аудиту за 9 місяців 2023 року

26 Жовтня 2023 Роздрукувати

На виконання Зведеного плану діяльності з внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України на 2023-2025 роки протягом 9 місяців поточного року заплановано провести 4 внутрішніх аудити. Протягом 9 місяців 2023 року Відділом внутрішнього аудиту проведено 3 внутрішніх аудити та у вересні поточного року розпочато 1 внутрішній аудит.

В січні – лютому поточного року проведено 1 внутрішній аудит на тему: «Стан організації дотримання законодавства про працю та державну службу, стан управління персоналом» за період з 1 січня 2022 року по 1 січня 2023 року.

Проведеним аудитом встановлено:

27 випадків не фінансових порушень – помилки при занесенні інформації в облікові картки працівників в підсистемі Альфа.Бухгалтерія, які не вплинули на розмір їх заробітної плати, що стосуються правильності дати призначення та звільнення працівника з підприємства, дати вступу до вищого навчального закладу та дати його закінчення, початку та закінчення отримання допомоги по безробіттю, дати складання присяги, періоду служби в армії, дати переведення з однієї посади на іншу, внесення інформації про присвоєння надбавки за вислугу років;
1 випадок не встановлення належної надбавки за вислугу років до посадового окладу, що призвело до недоплати заробітної плати, разом з нарахуванням на фонд оплати праці, в сумі 1209,28 грн;
1 випадок не вірного визначення приведеної дати стажу державної служби (дати початку обрахування стажу державної служби для встановлення надбавки за вислугу років), що призвело до переплати заробітної плати, разом з нарахуванням на фонд оплати праці, на суму 612,49 грн.

На кінець звітного періоду виявлені порушення усунуто.

В березні-квітні поточного року проведено 1 внутрішній аудит на тему: «Відповідність заходів державного нагляду (контролю) у сфері загальнообов’язкового державного пенсійного страхування та інших перевірок вимогам діючого законодавства» за період з 1 січня 2022 року по 1 березня 2023 року.

Проведеним аудитом встановлено окремі недоліки в оформленні актів звірки правильності, повноти нарахування та своєчасності перерахування збору при набутті права власності на легкові автомобілі, що підлягають першій державній реєстрації, в частині повноти та правильності внесення інформації в додатки до актів звірки (8 випадків) та не зазначення в актах звірки даних про попередню перевірку (4 випадки). Також, встановлено окремі недоліки в оформленні актів перевірки банківських установ в частині не вірного внесення в додатки до актів перевірок дати отримання банком листа про повернення коштів в зв’язку зі смертю пенсіонера та дати їх повернення на рахунок Пенсійного фонду України (2 випадки).

В квітні – червні поточного року проведено 1 внутрішній аудит на тему «Дотримання вимог законодавчих і нормативно – правових актів при використанні коштів на оплату праці» за період з 1 січня 2022 року по 1 квітня 2023 року.

Вибірковою перевіркою встановлено порушення при виплаті надбавки за вислугу років та порушення п. п. 2, 7 Порядку №100 в частині невірного обчислення середньоденної заробітної плати через невірне визначення розрахункового періоду та невірне визначення кількості календарних днів у розрахунковому періоді, що призвело по 8 працівниках до одного випадку недоплати заробітної плати на суму 118,64 грн та 15 випадків переплати заробітної плати на загальну суму 2849,20 грн.

Також, встановлено випадок помилкового внесення в табель обліку використання робочого часу працівника відмітки «Інша відсутність» (І), що призвело до 3 випадків недоплати заробітної плати на загальну суму 626,92 грн.

Внаслідок вищевказаних помилок загальна сума недоплати заробітної плати склала 745,56 грн (з урахуванням ЄСВ – 909,58 грн) та переплати – 2849,20 грн (з урахуванням ЄСВ – 3476,02 грн).

Крім того, проведеним дослідженням встановлено, що в чинному Порядку організації бухгалтерського обліку в Головному управлінні, який затверджено власним наказом від 15.03.2021 №135 «Про порядок організації бухгалтерського обліку» (зі змінами), має місце посилання на розпорядчий документ Головного управління, який втратив чинність, а саме: «Положення про преміювання у Головному управлінні Пенсійного фонду України у Вінницькій області», затверджене наказом Головного управління від 23.08.2016 №159.

На кінець звітного періоду виявлені порушення усунуто.

У вересні 2023 року розпочато 1 внутрішній аудит на тему «Стан організації здійснення пенсійних виплат. Здійснення обліку надмірно виплачених пенсій та стан їх відшкодування» за період з 01.01.2022 по 01.09.2023, який на даний час триває.

Всього, за результатами внутрішніх аудитів, проведених протягом 9 місяців 2023 року, надано 12 аудиторських рекомендацій. Відповідно до інформації про реалізацію аудиторських рекомендацій, наданої структурними підрозділами Головного управління, усі аудиторські рекомендації виконано. Крім того, виконано 16 аудиторських рекомендацій, наданих за наслідками 3 аудитів, проведених в ІІІ-IV кварталах 2022 року, а термін виконання яких настав у 2023 році.

Працівниками Відділу внутрішнього аудиту постійно здійснюється моніторинг впровадження аудиторських рекомендацій. В звітному періоді здійснено моніторинг впровадження рекомендацій, наданих за результатами внутрішніх аудитів, проведених в ІІІ-IV кварталах 2022 року та І-ІІ кварталах 2023 року. За результатами моніторингу складено доповідні записки начальнику Головного управління. Після розгляду наданих матеріалів прийнято рішення про зняття з контролю 6-ти наказів Головного управління про результати внутрішнього аудиту.

Також, протягом 9 місяців 2023 року, на виконання Плану заходів, щодо усунення недоліків під час проведення перевірки стану організації роботи щодо контролю даних Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, здійснення доступу до даних, захисту інформації в Головному управлінні, затверджених наказом Головного управління №532 від 24.11.2022, працівниками Відділу внутрішнього аудиту проведено перевірку оформлення документації формулярів ЕОТ технічних вузлів Головного управління.

Проведеною перевіркою встановлено окремі випадки розбіжностей між переліком програмного забезпечення, відображеним у формулярах та фактично встановленим на комп’ютер, відсутність підпису відповідального користувача, відсутність інформації про проведення перевірки складу програмного забезпечення та про заміну ЕОТ ІТС.

На виконання листа Управління внутрішнього аудиту Пенсійного фонду України № 280-0702-9/20954 від 17.04.2023 у квітні поточного року проведено перевірку щодо оцінювання якості складання описів про майно, права та обов’язки, які підлягають передачі Пенсійному фонду України як правонаступнику Фонду соціального страхування України. При проведенні перевірки порушень не встановлено.

Крім того, на виконання окремого доручення начальника Головного управління від 27.06.2023 № 9-ОД у червні — липні 2023 року проведено перевірку призначення/перерахунку страхових виплат постраждалим від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання в Головному управлінні протягом І півріччя 2023 року. При проведенні перевірки порушень не встановлено.

На виконання окремого доручення начальника Головного управління від 21.07.2023 № 13-ОД, з метою встановлення фактів призначення особам пенсії в Головному управлінні та тимчасової державної допомоги в органах соціального захисту населення протягом 2017 – 2023 років, в серпні поточного року розпочато перевірку фактів повторного звернення за призначенням пенсії у разі набуття необхідного стажу.

В результаті опрацювання інформації Департаменту соціальної та молодіжної політики Вінницької обласної військової адміністрації стосовно 6146 осіб, які перебувають на обліку в органах соціального захисту населення та отримують тимчасову державну допомогу, що досягли пенсійного віку, відповідно до Постанови КМУ від 27.12.2017 №1098 «Про затвердження Порядку призначення тимчасової державної соціальної допомоги непрацюючій особі, яка досягла загального пенсійного віку, але не набула права на пенсійну виплату», та осіб з інвалідністю, які не отримують пенсійну виплату через відсутність страхового стажу, відповідно до Постанови КМУ від 02.04.2005 №261 «Про затвердження Порядку призначення і виплати державної соціальної допомоги особам, які не мають права на пенсію, та особам з інвалідністю і державної соціальної допомоги на догляд» встановлено наступне.

З наданого списку виявлено факт одночасного перебування 36 осіб на обліку в Головному управлінні Пенсійного фонду України у Вінницькій області та в органах соціального захисту населення. Згідно наданої додаткової інформації щодо виявлених отримувачів допомоги від 21.09.2023 №05.02.-23-4649, з’ясувалось:

по 13 особах державна соціальна допомога призупинена в період до призначення пенсії;
по 8 особах надміру виплачені кошти в сумі 23353 грн. 59 коп. повернено на рахунок соціального захисту населення;
по 2 особах допомога призупинена за даними нашої перевірки, в результаті чого виявлено переплату в сумі 46629 грн. 00 коп.;

– по 1 особі виплату допомоги призупинено з 01.10.2023 року (довідка МСЕК знаходиться в органах соціального захисту населення), підстав для призначення в Пенсійному фонді, з 29.12.2022 року не було;

– по 13 особах на даний час справи перебувають в роботі, про суму переплати та стан погашення буде повідомлено додатково.

Протягом 9 місяців 2023 року один працівник відділу пройшов он-лайн навчання у Вінницькому регіональному центрі підвищення кваліфікації за спеціальною професійною (сертифікатною) програмою підвищення кваліфікації для фахівців структурних підрозділів Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області «Впровадження інновацій в діяльність Головного управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області в зв’язку з передачею функцій щодо надання страхових виплат, соціальних послуг, житлових субсидій та пільг» та отримав сертифікат.

Також працівники відділу в рамках навчального онлайн курсу «Україна – кандидат в ЄС» пройшли он-лайн навчання у Вінницькому регіональному центрі підвищення кваліфікації за спеціальними короткостроковими програмами підвищення кваліфікації: «Адаптації законодавства України до права Європейського Союзу (acquis). Євроатлантична інтеграція України»; «Міжнародний досвід вирішення конфліктів та міжнародного гуманітарного права» та отримали сертифікати.

Крім того, усіма працівниками відділу підвищено свій освітній рівень шляхом навчання на відкритих онлайн-платформах з отриманням 10 сертифікатів.

Начальник Відділу

внутрішнього аудиту Світлана КУЛИК