Оцифрування трудових книжок. Інформуємо онлайн

Практичні поради з оцифрування трудової книжки розглянули сьогодні під час вебінару у Головному управлінні Пенсійного фонду Вінниччини. «Перед скануванням документів про трудову діяльність важливо провести їх попередній аудит, виправити помилки і лише тоді  оцифрувати їх», – акцентувала увагу 40 слухачів начальник Відділу формування електронних трудових книжок Тетяна Свиридович.

Аудит трудової книжки складається з наступних етапів:

• Перевіряємо правильність написання даних на першій сторінці трудової книжки:

• Прізвище, ім’я та по батькові мають бути вказані повністю, без скорочення. При зміні прізвища колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове. На внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис, його реквізити, номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.
• Дата народження.
• Підпис власника трудової книжки.
• Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві.
• Наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

• Перевіряємо усі записи про прийняття/звільнення в розділі «Відомості про роботу»:
• У записах повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення.
• Якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру.
• Записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону.
• Записи про звільнення мають бути засвідчені печаткою.

 Для оцифрування відомостей про трудову діяльність, якщо не виявлено жодних недоліків при їх заповненні,  можна подати через вебпортал Пенсійного фонду України https://portal.pfu.gov.ua сканкопії наступних документів:

• трудова книжка;
• документи про набуття освіти;
• військовий квиток;
• свідоцтво про народження дитини для жінок;
• трудові договора;
• довідки про періоди роботи за відсутності трудової книжки.

Де застрахована особа може побачити свою електронну трудову книжку?

• в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду України або у мобільному застосунку «Пенсійний фонд» у лівому боковому меню обрати пункт «Електронна трудова книжка»;
• натиснути кнопку «Дані ЕТК» та обрати вкладку «Відцифрована ЕТК»;
• у вкладці «Скан-копії трудової книжки» є всі скани документів, які були надані для оцифрування періодів трудової діяльності.

Повний запис вебінару можна переглянути за посиланням.