Електронна трудова книжка. Як правильно подати скан-копії?

Облік даних про трудову діяльність працівників сьогодні здійснюється як у паперовому, так і в електронному форматі. Доступ до електронної трудової книжки можливий на вебпорталі Пенсійного фонду України. Тут відображається інформація про всі трудові відносини працівника з 1998 року за даними звітних відомостей роботодавця. Натомість дані про трудову діяльність до 1998 року потрібно внести у вигляді сканованих копій засвідчених кваліфікованим електронним підписом. Зробити це можуть як роботодавці, так і працівники.

Отже, як правильно подавати скан-копії трудової книжки?

Для самостійного подання:

• зайти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
• обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;
• додати скановані файли та відправити до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Для подання роботодавцем:

• зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
• обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;
• заповнити дані про працівника;
• додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;
• відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Вимоги до скан-копій:

• скан-копія повинна бути кольорова;
• необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи – рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
• формат зображення має бути jpg або pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.