Як користуватися онлайн-сервісом «Електронна трудова книжка», роз’яснили працівникам кадрових служб

Начальник Головного управління Пенсійного фонду України в Закарпатській області Анастасія Пентек, начальник управління застосування пенсійного законодавства Вікторія Поляковська та начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Павло Ганулич провели семінар для працівників кадрових служб апарату та структурних підрозділів облдержадміністрації, а також виконавчого апарату обласної ради щодо користування електронними сервісами Пенсійного фонду України, детально зупинившись на онлайн-сервісі «Електронна трудова книжка».

Анастасія Пентек інформувала, що на сьогодні в Україні здійснюється подвійний облік даних про трудову діяльність працівників: роботодавці ведуть паперові трудові книжки і паралельно впроваджується електронний облік трудової діяльності. Щодо останнього, то відомості про всі трудові відносини працівника з 1 липня 2000 року, а в деяких випадках – з 1 січня 1998 року, за даними звітних відомостей роботодавця зберігаються в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Пенсійний фонд України проводить масштабну роботу щодо запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі: на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua) працює дистанційний онлайн-сервіс – «Електронна трудова книжка». Тепер кожен найманий працівник має можливість переглянути відомості про свою трудову діяльність, а також про сплачені страхові внески, починаючи з 1 липня 2000 року, – зазначила Анастасія Пентек.

Про проблемні питання, які виникають при призначенні пенсії розповіла Вікторія Поляковська:

– Першочерговою проблемою для пенсійників є недостовірні записи в трудових книжках: до прикладу, елементарна зміна запису в трудовій книжці проводиться без посилання на первинний документ. Відповідно необхідно зазначити дату, номер, підпис спеціаліста, який проводив зміну, та поставити печатку відповідного підприємства. Тому коли людина приходить до нас з такими проблемами, то ми просимо доносити додаткові документи та довідки. Тому прохання проаналізувати не тільки записи у трудових книжках працівників і правильно вносити записи, але і аналізувати записи трудових книжок, які були внесені раніше. Якщо є виправлення, підтирання або нечітка печатка, то це буде додаткова проблема для людини, яка претендує на призначення пенсії.

Щодо вимог під час сканування трудових книжок, то передусім від кадрових служб вимагається правильність зарахування того чи іншого періоду роботи при обрахуванні пенсії.

Про правильність подання скан-копій трудових книжок детально розповів та наочно продемонстрував Павло Ганулич:

– Роботодавці та кожна застрахована особа за допомогою вебпорталу Пенсійного фонду України має можливість подати скановані копії трудової книжки. Працівники Пенсійного фонду проведуть їх оцифрування і це дозволить призначити особі пенсію в автоматичному режимі.

Отже, як правильно подавати скан-копії трудової книжки?

Для самостійного подання необхідно:

– зайти в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису;

– обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;

– додати скановані файли та відправити до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Як діяти  роботодавцю:

– зайти в «Кабінет страхувальника» на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису;

– обрати меню «Надання скан-копій трудової книжки»;

• заповнити дані про працівника;

– додати скан-копії трудової книжки та згоди на обробку персональних даних з підписом працівника;

– відправити скановані файли до Пенсійного фонду, завіривши копії електронним підписом.

Які вимоги до скан-копій:

– скан-копія повинна бути кольорова;

– необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;

– скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи), рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);

– формат зображення має бути jpg або pdf;

– розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Оскільки вже з початку 2021 року електронні трудові книжки будуть обов’язковими, то теперішній підготовчий етап є вкрай важливим.