Як оцифрувати трудову книжку: роз’яснюємо під час «прямої лінії»
Оскільки запровадження нових електронних послуг Пенсійного фонду України вимагає і нових знань, в Головному управлінні вирішили на найбільш актуальні питання проводити спеціалізовані прямі телефонні лінії. До прикладу, сьогодні, 7 грудня, додзвонювачі мали можливість дізнатися все про оцифровування трудових книжок.
Консультував їх з цього приводу начальник управління інформаційних систем та електронних реєстрів Павло Ганулич.
Протягом відведеного часу до Головного управління звернулося 10 осіб. На всі запитання було надано фахові консультації та відповіді.
Для тих, хто не зміг додзвонитися на пряму лінію, коротко про анонсоване.
Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки. Запровадили її, щоб зменшити паперовий документообіг, удосконалити облік трудової діяльності працівників, запобігти ризикам втрати чи пошкодження документів, потрібних для різного роду призначення виплат, і перш за все, для призначення пенсії, що особливо важливо в умовах війни.
До 10 червня 2021 року, до набрання чинності Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», оригіналом документу, що підтверджує трудову діяльність особи, була паперова трудова книжка, а для всіх подій, що наступили після цієї дати, таким оригіналом є Реєстр застрахованих осіб.
Починаючи з цієї дати, відповідно до ст. 48 «Кодексу законів про працю України», облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб. Реєстр застрахованих осіб має відповідний захист, який унеможливлює сторонній доступ/внесення до нього неправдивих даних тощо.
Оцифрована трудова книжка знаходиться на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua ). Для перегляду її необхідно авторизуватися на порталі, зайти в особистий кабінет та сформувати довідку «Відомості про трудову діяльність з РЗО».
Зробити це можна за допомогою:
– кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
– через сервіс ID.GOV.UA , який передбачає наявність рахунку в одному з банків України (Bank ID).
Інформацію з паперової трудової книжки для внесення даних в електронному вигляді може подати як сам працівник чи особа, яка на даний час не працює, так і його роботодавець.
Для цього необхідно зробити скановані копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку в кольорі (розділова здатність при скануванні — 300 dpi, формат зображення — jpg або pdf, розмір кожного файлу — не більше 10 Мб), зайти за допомогою кваліфікованого електронного підпису на вебпортал Фонду, завантажити їх та відправити до ПФУ.
Після подання через вебпортал Пенсійного фонду роботодавцем або громадянином сканкопій документів фахівці Фонду переводять їх у цифровий формат.
Окрім трудової книжки засканувати і передати в такий спосіб до Пенсійного фонду можна й документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток, підтверджуючі довідки про місце роботи тощо. Усі вони знадобляться для призначення пенсії.
До відома: станом на 01.10.2023 із загальної кількості працюючих у третьому кварталі поточного року осіб (187036) оцифровані трудові книжки мають 54726.