Електронна трудова книжка: відповідаємо на актуальні запитання

Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів. Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому – автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду.

За Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (від 05.02.2021 р. № 1217-IX), у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок – до 10 червня 2026 року. Після перевірки даних із боку Пенсійного фонду України та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

Де знайти електронну трудову книжку?

Оцифрована трудова книжка зберігається в особистому кабінеті на порталі https://portal.pfu.gov.ua. Щоб зайти на портал, потрібно авторизуватися зручним для вас способом: за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Bank ID.

Якщо ви найманий працівник. Щоб перевірити записи про ваші трудові відносини, слід обрати у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка». Додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис, можна у розділі «Комунікації з ПФУ» (пункт «Відомості про трудові відносини».

Якщо ви роботодавець. Щоб внести дані про найманого працівника, оберіть розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут ви можете завантажити скан-копії паперових документів.

Увага! В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 року. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів.

На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року, що пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж».  До цього стаж вважався трудовим.  Зарахування стажу до 01.01.2004 здійснюється на підставі записів у трудовій книжці та інших документів.

Перевірте правильність оформлення трудової книжки

Перед подачею трудової книжки на оцифрування слід перевірити правильність її оформлення. 

Насамперед, слід перевірити правильність написання:

• прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
• дати народження.

Вони мають відповідати даним паспорту.

Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:

• колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
• на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження / шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

Також потрібно перевірте наявність необхідних підписів та печаток на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки: підпис власника трудової книжки; підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві; наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка (якщо трудова книжка оформлена в період після 1 січня 1975 року).

 Наступний крок – вивчити усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

• у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери і дати наказів про прийняття/звільнення;
• якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акту, його дати та номеру;
• записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
• записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

 Як усунути виявлені недоліки?

Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз. 

Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник. 

!!! Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку. 

Хто може подати трудову книжку на оцифрування?

Завантажити відомості про трудову діяльність можна в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду https://portal.pfu.gov.ua. Це може зробити сам працівник та/або його роботодавець. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

• повинні бути кольоровими та чіткими;
• відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо маєте диплом за відповідні роки, заскануйте і додайте до системи.

Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів ПФУ звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.

Чи потрібно ФОП робити запис в електронній трудовій книжці?

Так, якщо ви маєте найманих працівників і вносите дані про них.

Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:

• витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
• довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.