Регламент роботи правління Пенсійного фонду України

ЗАТВЕРДЖЕНО

Постанова правління

Пенсійного фонду України

09.07.2015 № 12-2

(Із змінами, внесеними згідно з постановою ПФУ від 24.11.2017 № 28-5)                                

 (Із змінами, внесеними згідно з постановою ПФУ від 18.11.2020 № 22-1)                                  

Регламент

роботи правління Пенсійного фонду України

І. Загальні положення

1. Правління Пенсійного фонду України здійснює керівництво діяльністю Пенсійного фонду України, є колегіальним органом, чисельність і персональний склад якого затверджується Кабінетом Міністрів України.
2. Правління Пенсійного фонду України у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства.
3. Правління Пенсійного фонду України здійснює повноваження, визначені пунктом 10 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 липня 2014 р. № 280, шляхом прийняття постанов.

ІІ. Організація засідання

1. 1. Засідання правління Пенсійного фонду скликаються в міру потреби, але не рідше ніж один раз на квартал.

   За рішенням Голови правління засідання правління Пенсійного фонду може бути проведене у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет. 

   (Пункт 1 доповнено новим абзацом згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020 № 22-1).            

   2. Засідання правління скликає Голова правління, а у разі його відсутності – особа, яка виконує обов’язки Голови правління.

   Голова правління може прийняти рішення про скликання позачергового засідання правління.

   3. Члени правління беруть участь у засіданні правління особисто. Голова правління може прийняти рішення про участь члена правління у засіданні правління у режимі відеоконференції.

   (Пункт 3 доповнено новим реченням згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020 № 22-1)

   4. Правління є правомочним приймати рішення за наявності на засіданні не менше половини від його складу.

   (До пункту 4 внесено зміни згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020  № 22-1).

   5. На засідання правління можуть бути запрошені представники територіальних органів Пенсійного фонду України, органів державної влади, наукових установ, громадських організацій, засобів масової інформації та інші особи.

   Працівників апарату Пенсійного фонду, присутність яких на засіданні правління необхідна для організаційно-технічного забезпечення його проведення, визначає Голова правління або перший заступник Голови правління.

   Питання щодо присутності на засіданні правління представників засобів масової інформації та проведення ними відео і фотозйомки, а також звукозапису вирішує Голова правління.

   6. Про дату засідання та питання, що виносяться на його розгляд, члени правління та особи, які беруть участь у його роботі, повідомляються структурним підрозділом апарату Пенсійного фонду України з організаційної роботи (далі – підрозділ з організаційної роботи) не пізніше ніж за десять днів до дня засідання. Матеріали членам правління щодо питань, які виносяться на розгляд правління, у тому числі проект порядку денного та проекти рішень правління, надсилаються електронною поштою не пізніше ніж за три дні до дня засідання.
   7. Позачергове засідання правління може бути проведено за умови, якщо члени правління запрошені не пізніше, ніж за три робочі дні до його проведення. Матеріали позачергового засідання надсилаються на адресу електронної пошти члена правління.

   (До пункту 7 внесено зміни згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020  № 22-1).

   8. Повідомлення запрошених на засідання правління осіб про час його проведення, реєстрація учасників засідання та їх розміщення у залі засідання  здійснюється підрозділом з організаційної роботи.

 ІІІ. Підготовка матеріалів для розгляду правлінням

1. Проект порядку денного засідання формується підрозділом з організаційної роботи на підставі пропозицій Голови правління, членів правління, затверджених планів роботи.

Керівники самостійних структурних підрозділів апарату Пенсійного фонду України також можуть ініціювати питання до розгляду правлінням та подавати їх Голові правління.

2. У пропозиціях членів правління викладається суть питання, обґрунтування та пропозиції до проекту рішень.

  У поданні на ім’я Голови правління (службовій записці) службовими особами викладається суть питання, його обґрунтування, пропозиції щодо проекту постанови правління, відомості про погодження проекту постанови правління з відповідними структурними підрозділами Пенсійного фонду України та (у разі необхідності) з іншими органами (із зазначенням їх позиції).

У поданні зазначаються особи, яких пропонується запросити до участі в засіданні правління.

3. Проект порядку денного повинен містити: дату, час та місце проведення засідання правління, перелік винесених на його розгляд питань, прізвища доповідачів.

З питань, передбачених порядком денним, доповідають на засіданні члени правління, а з окремих питань може доповідати керівник структурного підрозділу апарату Пенсійного фонду, територіального органу Пенсійного фонду України або інша посадова особа.

ІV. Проведення засідання

1. Реєстрація учасників засідання правління здійснюється до початку засідання. Реєстрація учасників засідання, які приєдналися до участі в такому засіданні у режимі відеоконференції, здійснюється відповідно до зображень на екранах (моніторах).

(Пункт 1 доповнено новим реченням згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020 № 22-1)

2. Голова правління (за його відсутності – особа, яка виконує його обов’язки) відкриває засідання правління у разі, коли участь в ньому беруть, у тому числі у режимі відеоконференції, не менше ніж половина складу правління. Якщо за даними реєстрації необхідна кількість складу правління відсутня, засідання переноситься на інший час.

(Пункт 2 викладено у новій редакції згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020 № 22-1)

3. Засідання правління проводиться державною мовою.
4. Після відкриття засідання Голова правління (головуючий) повідомляє про участь у роботі правління осіб, запрошених на засідання, та оголошує перелік питань, які внесено до проекту порядку денного.

Голосування під час засідання правління Пенсійного фонду здійснюється шляхом підняття руки членом правління Пенсійного фонду на питання головуючого про те, хто “за”, “проти” або “утримався.

(Пункт 4 доповнено новим абзацом згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020 № 22-1)             

5. Порядок денний засідання правління затверджується за пропозицією головуючого відкритим голосуванням більшістю голосів членів правління, присутніх на засіданні. До порядку денного можуть бути включені й інші питання, які в ньому попередньо не зазначені. Розгляд цих питань можливий за умови, якщо вони належним чином підготовлені.
6. Після затвердження порядку денного слово надається особам, які визначені для доповідей (співдоповідей).

Час, що надається для доповідей (співдоповідей) та виступів на засіданні правління, визначається відкритим голосуванням.

Після закінчення доповіді (співдоповіді) доповідачу можуть бути поставлені запитання.

Черговість розгляду питань правлінням визначається порядком денним. У разі необхідності правління може змінити встановлену черговість.

7. З кожного питання порядку денного після доповіді (співдоповіді) учасникам засідання надається слово для обговорення доповіді (співдоповіді).

Головуючий створює рівні можливості для обговорення питань порядку денного, не обмежує членів правління у можливості ставити і знімати питання, вносити пропозиції, робити застереження, давати пояснення і не коментує їх висловлювань.

Обговорення може бути припинено за пропозицією членів правління відкритим голосуванням.

За пропозицією головуючого та/або членів правління рішення про прийняття акта Пенсійного фонду України може бути прийняте без обговорення, якщо у членів правління немає зауважень до нього.

8. Після закінчення обговорення питань, що розглядаються, головуючий оголошує і ставить на відкрите голосування проект постанови в цілому, а при необхідності – окремі пункти проекту постанови.

Постанова (пункт постанови) вважаються прийнятими, якщо за них подано більшість голосів членів правління, присутніх на засіданні.

У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого на засіданні.

Головуючий на засіданні правління на підставі результатів обговорення та голосування оголошує про прийняте рішення.

9. На засіданні правління ведеться протокол, у якому зазначається: дата, час, місце проведення засідання правління, особи, які взяли у ньому участь, у тому числі у режимі відеоконференції, питання, що розглядалися, прізвища доповідачів і осіб, які взяли участь в обговоренні цих питань, стислий зміст їх виступів та рішення, прийняті за результатами розгляду. Протокол засідання складає підрозділ з організаційної роботи.

(До пункту 9 внесено зміни згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020  № 22-1)

10. Протокол підписується головуючим на засіданні протягом трьох робочих днів після закінчення засідання, не враховуючи дня засідання.       

(До пункту 10 внесено зміни згідно із постановою правління Пенсійного фонду України від 18.11.2020  № 22-1)

11. У разі здійснення звукозапису засідання до протоколу додається відповідний носій інформації з даними фіксування засідання технічними засобами. Під час засідання правління з дозволу головуючого можуть здійснюватись відео та фотозйомка.
12. Результати розгляду кількох питань можуть бути відображені в одній постанові правління.
13. За рішенням Голови правління може бути проведено закрите засідання правління.

У закритому засіданні беруть участь члени правління, а також особи, присутність яких необхідна для розгляду питання.

Підготовка матеріалів з питань, які розглядаються на закритому засіданні, допуск на засідання, оформлення протоколу та прийняття актів здійснюються, зокрема, з дотриманням встановлених правил роботи із документами, які містять інформацію з обмеженим доступом.

V. Прийняття постанов шляхом опитування

1. Шляхом опитування членів правління може бути прийнято постанову правління з кадрових питань (заохочення та відзначення працівників Пенсійного фонду України відомчими та іншими заохочувальними відзнаками, державними нагородами), видання нормативно-правових актів, визначених законами, актами Кабінету Міністрів України, у випадках коли відкладення вирішення питання до чергового засідання може призвести до матеріальних втрат, а також у зв’язку з цим може бути заподіяна шкода державним інтересам.
2. Процедура прийняття постанови шляхом опитування застосовується у період між засіданнями правління. Рішення про застосування зазначеної процедури приймає Голова правління з власної ініціативи або за пропозицією інших членів правління.
3. Член правління, який ініціює прийняття постанови шляхом опитування, подає Голові правління відповідний проект та пояснювальну записку з обґрунтуванням необхідності негайного його прийняття.
4. У разі коли прийняття постанови шляхом опитування ініційовано Головою правління, структурний підрозділ центрального апарату Пенсійного фонду України, до компетенції якого належить порушене питання, невідкладно, протягом трьох годин з моменту прийняття Головою правління рішення, готує та подає Голові правління відповідний проект та пояснювальну записку до нього.
5. Опитування проводиться особою, уповноваженою Головою правління, протягом робочого дня після надсилання проекту постанови з метою з’ясування позиції членів правління стосовно прийняття акта по телефону, з використанням електронної пошти, телефаксу чи в будь-який інший прийнятний спосіб.
6. Член правління не пізніше наступного робочого дня після надсилання постанови повідомляє усно чи письмово, у тому числі з використанням електронної пошти, про свою позицію щодо прийняття постанови.
7. За результатами опитування оформляється протокол, який підписує керівник підрозділу з організаційної роботи.
8. У протоколі фіксуються дата і час проведення опитування, відображається позиція членів правління щодо прийняття постанови із зазначенням прізвища та ініціалів тих, хто висловився за або проти його прийняття, а також наводиться інформація про те, хто з членів правління не був опитаний, із зазначенням причини.
9. Проект постанови разом з протоколом опитування керівник підрозділу з організаційної роботи невідкладно подає Голові правління для підписання. Якщо більшість членів правління висловилися проти прийняття постанови, протокол опитування подається Голові правління для прийняття рішення щодо подальших дій.
10. Постанова правління вважається прийнятою з моменту її підписання. Інформація про постанову правління, прийняту шляхом опитування, подається членам правління на наступному засіданні.

VI. Документування роботи  правління та інформування громадськості

1. Документування діяльності та робота з документами правління, включаючи організацію контролю за виконанням постанов правління, здійснюється структурними підрозділами Пенсійного фонду України відповідно до встановленого у Пенсійному фонді України загального порядку діловодства.
2. Постанови правління надсилаються зацікавленим органам та особам не пізніше двох робочих днів з моменту їх підписання. Член правління має право на ознайомлення з матеріалами засідань правління у будь-який час.
3. Інформування громадськості про рішення, прийняті на засіданні правління, забезпечує прес-служба Пенсійного фонду України. З метою інформування громадськості прес-службою надаються прес-релізи, організовуються прес-конференції, брифінги, забезпечується оприлюднення відповідних матеріалів у друкованих та електронних засобах масової інформації.